BAS Документооборот

"BAS Документообіг КОРП" представляет собой современный оптимизированный подход ECM-категории (Enterprise Content Management) с расширенным перечнем опций, позволяющих координировать работу предприятия в целом и его персонала.

Функционал

Соответствие законодательной базе

Работа

Сохранение и доступ

Автоматическая загрузка файлов из каталога

Выбрав нужный файл, специалист перемещает его в папку Документооборота со всеми отличительными свойствами и вложенными папками. Загруженное автоматически прочитывается, проходит индексацию, его можно сразу внедрять в оборот. Особенно эффективно это при использовании подключенных сканеров, факсов.

Учет входящих и исходящих

Всем полученным и отправленным документам сразу даются единые учетные цифровые обозначения, согласно принятым госстандартам.

Этапы регистрации:

• отображение полученных писем, распечатка штрих-кодировки и печатей;

• автоматизированный анализ и координация потока корреспонденции;

• оповещение;

• отслеживание сроков актуальности;

• обработка дел, архивирование либо устранение;
•  отчет о вновь поставленных и исполненных задачах и о завершении их сроков.

Учет обращений граждан

Учет договоров

Охватывается весь цикл:

• разработка;
• утверждение проекта, внутри компании и вне ее;
• учет факультативной документации (актов, допсоглашений);
• отслеживание сроков;
• автоматизированное пролонгирование, согласно оговоренным условиям;
• фиксация финансовых договорных условий;
• систематизация и отслеживание обязательств сторон;
• определение факта сопровождающей документации (счет-фактуры);
• отслеживание возврата единиц договоров;
• прекращение деловых отношений.

Сканирование

Загрузка идет со сканеров с функционалом TWAIN, в форматах jpg, pdf и tif, независимо от объема страниц.

Есть поддержка сканирования потоком с прочтением штрих-кодировки и оформлением объемных документов в форматах tif или pdf. Их легко отыскать по текстовому наполнению или по расшифрованным изображениям.

Электронная почта

В программном реализовано:

• Высылать файлы.

• Загружать их с почтового ящика.

• Посредством ЭЦП, высылать и получать файлы с росписями и шифром.
•  Отыскивать полученное по присвоенным числовым кодам, адресантам, времени создания и текстовым фрагментам.
•  Извещать о получении пришедших писем прямо по ходу. При переписке выдается сообщение через гиперссылки.

Исполнение задач по почте

Реализуется через ответы на сообщения из программной рассылки.

Просмотр, изменение и координация версий

Для этого понадобятся специальные приложения на ПК.

Стандартная работа по делопроизводству ведется на "рабочем столе"; где отражен ряд актуальных и важных задач, с потенциалом изменения и коррекции настроек.

При параллельной работе с документом разными специалистами несоответствие содержимого исключается блокировкой.

Сохраняя коррективы, программа выдает обновленный вариант файла, оставляя его внешние данные.

Из карточки выдается ряд версий, и тогда убирают не актуальные, меняют текущую либо сопоставляют документы в doc, rtf, html, txt, odt-форматах.

Шаблоны

На основе шаблона оформляется новый файл, автоматическим вносятся сведения в ячейки (название, авторство, время создания, сумма контракта, сведения о клиенте или партнере).

Причем все перечисленные в шаблоне файлы, оформляемые по его реквизитам, прилагаются к нему.\

Штрих-кодировка 

Со штрих-кодами проще искать регистрационные карточки, и, кроме того, вложенные файлы оказываются сразу вместе с документами при сканировании потоком. Это экономит время и усилия.

Печать регистрационных штампов 

Все данные, содержащиеся в штампе регистрации, распечатываются отдельно на листах или поверх титульника.

Взаимосвязь документов

В этом программном продукте она типична: установка связей происходит автоматически, к примеру, в ходе фиксации ответов. Продукт дает возможность поставить режимы дополнительных связей файлов и активировать стандарты реализации для категорий документов определенной специфики. Допускаются разовые, многократные, одно- и двусторонние связи.

Несколько резолюций

Они могут исходить от внутренних исполнителей, или представителей внешних субъектов бизнеса, или представителей инстанций, и тоже помещаются в карточку. Создавать резолюции можно функцией "Рассмотрение" или вводить персонально.

Переадресация входящих 

Фиксируется перенаправление входящих документов во внешние инстанции и бизнес-структуры, и наоборот. При этом отслеживаются сроки актуальности этой документации.

Контроль переданных документов

Деловые и рабочие процессы 

Их организация в рамках продукта предполагает:

Есть также функция ролей: не обязательно озадачивать сотрудников персонально, но можно это делать относительно их ролевого статуса. Так, отсылка роли "Директор" предполагает получение корреспонденции тем, кто сейчас исполняет эти функции.

Чтобы создать четкую маршрутизацию, конструктором или внедренным языком настраивают шаблоны траекторий для групп документов, учитывая условия. Так, для согласования валютных договоров бывает востребован один шаблон, в других случаях – иной.

Сроки исполнения исчисляют в днях, в часах, даже поминутно (в привязке к рабочему графику).

Деловые процессы начинаются сразу при запуске.

Сохраняется их иерархия по степени уменьшения масштаба задач: в начале разработки процесса можно помечать его как входящий в иной бизнес-процесс. Так создается система многозадачности, очевидная для всех вовлеченных участников.

Ход процесса допустимо приостанавливать, независимо от его места в иерархии.

Объединение с иными информационными базами

Главное – автоматизировать обработку информации в пределах разных баз данных; обеспечивая проницаемость границ. К примеру, первичное поступление запроса от клиента фиксируется в одной базе, затем переходит в "BAS Документообіг КОРП" и потом далее.

Комфорт разрешения ежедневных задач

Окно Текущих дел на рабочем столе становится активно сразу после старта работы. Оно выдает сумму задач для работников, по фактам, электронным сообщениям и чату, по документообороту, рабочему времени.

Окно Моих задач выводит перечень дел работника: адресованных ему или от него другим.

Их можно выделять яркими пометами, особенно если в условиях многозадачности.

Поиск

Писк происходит быстро, исходя из регистрационных данных о документе либо его наполнения. В поисковую систему вбивается содержание по каждой ячейке карточки; поддерживается русскоязычное, англоязычное наполнение файлов, а также читается содержание на украинском языке.

Учет рабочего времени и дисциплинарный контроль

Данные о графике, специфике этапов проекта, достигнутых целях систематизируются и собираются, после чего их можно использовать во всевозможных отчетах более крупного уровня.

Можно активировать общий и личный календари, осуществлять планирование, адаптируясь к режиму работы участников. В основе создания календаря могут быть самые разные принципы: временной, событийный, по отделам и филиалам и другие.

Организация информационной базы

Сведения автоматически сохраняются, внутри программы или на диске.

Обмен данными

Правила планов обмена с типовыми конфигурациями применяют сразу или настраивают обмен посредством специальной обработки.

Веб-сервисы работы с файлами

Программу применяют и как внешнее хранилище информации. Контакт с иным приложением реализован через веб-сервисы.

Что это дает? Ряд преимуществ. Можно: