Программный продукт «1С: Документооборот 8» подходит для оптимизации работы бюджетных учреждений со сложной структурой, а также для средних и крупных предприятий, работающих в коммерческой сфере.
Главная цель использования программного продукта на предприятии – решение задач, которые направлены на автоматизацию процессов учета документов, что облегчает взаимодействие между сотрудниками. Также ПО используется для того, чтобы контролировать и анализировать исполнительскую дисциплину:
- Быстрый доступ к любой документации (независимо от прав пользователя);
- Хранение всех документов с высоким уровнем защиты;
- Ведение учета внутренних документов, как входящих, так и исходящих;
- Осуществление контроля, а также ведение учета переадресации документов (из сторонних компаний и в них);
- Ведение учета договоров на каждом из этапов: подготовка, выполнение, расторжение;
- Использование специальных электронно-цифровых подписей для того, чтобы шифровать файлы и подписывать документы;
- Ведение графиков учета обращений граждан;
- Возможность редактирования документов и их просмотр;
- Осуществление поиска необходимых документов по содержанию в 1С Документооборот;
- Возможность использования штрихкодов для бумажных документов, а также поиск необходимых файлов по кодам;
- Сохранение документов в нескольких версиях, а также осуществление контроля;
- Возможность обработки всех персональных данных, учитывая требования действующего законодательства;
- Печать регистрационных штампов на титульные страницы документов в автоматическом режиме;
- Возможность работы с различными типами документов (текстовые, офисные, файлы в виде изображений или аудио, архивы, приложения и прочее);
- Заполнение документов на основании ранее заданных шаблонов в автоматическом режиме;
- Настройка условной маршрутизации процессов бизнеса под определенного пользователя;
- Возможность ставить сразу несколько резолюций в документе;
- Присваивание тематической категории для документа (как в ручном, так и в автоматическом режиме);
- Полностью автоматизированная коллективная обработка файлов;
- Возможность поддерживать сложные процедуры согласования;
- Настройка шаблонов самими пользователями в 1С Документооборот для Украины;
- Проведение мониторинга работы (относительно обращений граждан) и контроль исполнения;
- Возможность настройки одно- и двухсторонних связей между файлами;
- Осуществление контроля и учета потраченного времени (по каждому сотруднику);
- Автоматизированный процесс загрузки файлов, которые приходят по и-мейлу;
- Возможность обмениваться данными между пользователями, как онлайн, так и оффлайн;
- Автоматический запуск бизнес-процессов по заранее установленному графику;
- Осуществление загрузки отсканированных файлов и потоковая загрузка с распознаванием штрихкодов;
- Возможность обмена входящими и исходящими документами между разными системами документооборота (согласно правилам и требованиям законодательства).
Весь учет документации ведется согласно:
- Правилам документооборота;
- Принципам законодательства;
- Требованиям отечественной делопроизводственной практики;
- ГОСТам;
- Рекомендациям государственного архива.
Программный продукт «1С: Документооборот 8 КОРП» в равной степени эффективно использовать как в коммерческих предприятиях, так и в организациях, работающих на бюджетной основе. Для удобства в ПО поддерживается многопользовательская работа, доступная через веб-браузеры, интернет и локальные сети.
Сравниваем ПРОФ и КОРП
Редакция КОРП используется на коммерческих предприятиях и в бюджетных учреждениях, у которых организована сложная структура управления и документооборот. А вот ПО «1С: Документооборот 8 ПРОФ» больше подходит для работы в бюджетных учреждениях, а также малым и средним коммерческим компаниям. При этом, документооборот и организационная структура у них должны быть относительно простыми.
В таблице представлена сравнительная характеристика редакций ПРОФ и КОРП.