Особенности автоматизации документооборота: для чего предназначена и кому пригодится?

28.09.2015

Ни одна современная организация не сможет работать без компьютеров, сетей, приложений для работы и прочего. Переход от бумажных документов к электронным, с одной стороны, существенно упрощает управление и контроль, а с другой – не дает возможности должным образом их контролировать. Файлы хранятся на разных носителях, в нужный момент их сложно найти, а то и вовсе невозможно. Можно ли справиться с хаосом электронных бумаг? Да, и для этого предназначена автоматизированная система электронного документооборота.

Что представляет собой эта система?

Практически каждая система электронного документооборота выполняет ряд стандартных функций:

  • Создавать новые документы, как по подготовленным шаблонам, так и без них;
  • Загружать документы, загруженные из различных систем (сканера, электронной почты, файловой системы);
  • Документооборот на предприятии позволяет сравнивать версии редактирования и следить за обновлениями версий;
  • Систематизировать каталоги документов и хранить их;
  • Формировать задания и контролировать их выполнение;
  • Коллективно работать с документами, используя внутреннюю сеть;
  • Вести журнал распространения. 

Особенности работы 1С Документооборот

Перечисленные выше функции представлены в конфигурации 1С Документооборот 8, которая также усовершенствована рядом дополнительных возможностей:

  • Возможность осуществлять номенклатуру дел;
  • Ведение учета рабочего времени каждого сотрудника;
  • Наличие доступа ко всем документам, а также бизнес-процессам, отчетам;
  • Осуществление контроля относительно соблюдения дисциплины сотрудниками;
  • Возможность осуществлять быстрый поиск, причем на нескольких языках – английском, русском, украинском;
  • Наличие интуитивно понятного интерфейса.

Независимо от масштабов работы компании и сферы ее деятельности, электронный документооборот необходимо налаживать на любом предприятии.

Новый уровень системы управления – использование электронного документооборота

Автоматизация позволяет в разы сэкономить расход времени на обработку различной документации, а также обмена документами. Автоматизация документооборота также положительно сказывается на эффективности труда сотрудников, поскольку за каждым из них закрепляется определенный документ и дата, к которой он должен быть полностью готов. Это переводит процесс управления в компании на совершенно новый, более эффективный, уровень.