Українська
На сегодняшний день, автоматизированная система электронного документооборота является неотъемлемой частью работы любого успешного предприятия. Давайте рассмотрим особенности автоматизации документооборота, и какие преимущества она несет для любого предприятия.
Ни одна современная организация не сможет работать без компьютеров, сетей, приложений для работы и прочего. Переход от бумажных документов к электронным, с одной стороны, существенно упрощает управление и контроль, а с другой – не дает возможности должным образом их контролировать. Файлы хранятся на разных носителях, в нужный момент их сложно найти, а то и вовсе невозможно. Можно ли справиться с хаосом электронных бумаг? Да, и для этого предназначена автоматизированная система электронного документооборота.
Что представляет собой эта система?
Практически каждая система электронного документооборота выполняет ряд стандартных функций:
- Создавать новые документы, как по подготовленным шаблонам, так и без них;
- Загружать документы, загруженные из различных систем (сканера, электронной почты, файловой системы);
- Документооборот на предприятии позволяет сравнивать версии редактирования и следить за обновлениями версий;
- Систематизировать каталоги документов и хранить их;
- Формировать задания и контролировать их выполнение;
- Коллективно работать с документами, используя внутреннюю сеть;
- Вести журнал распространения.
Особенности работы 1С Документооборот
Перечисленные выше функции представлены в конфигурации 1С Документооборот 8, которая также усовершенствована рядом дополнительных возможностей:
- Возможность осуществлять номенклатуру дел;
- Ведение учета рабочего времени каждого сотрудника;
- Наличие доступа ко всем документам, а также бизнес-процессам, отчетам;
- Осуществление контроля относительно соблюдения дисциплины сотрудниками;
- Возможность осуществлять быстрый поиск, причем на нескольких языках – английском, русском, украинском;
- Наличие интуитивно понятного интерфейса.
Независимо от масштабов работы компании и сферы ее деятельности, электронный документооборот необходимо налаживать на любом предприятии.
Новый уровень системы управления – использование электронного документооборота
Автоматизация позволяет в разы сэкономить расход времени на обработку различной документации, а также обмена документами. Автоматизация документооборота также положительно сказывается на эффективности труда сотрудников, поскольку за каждым из них закрепляется определенный документ и дата, к которой он должен быть полностью готов. Это переводит процесс управления в компании на совершенно новый, более эффективный, уровень.