Автоматизация делопроизводства с использованием 1С Документооборот: а есть ли польза?
Внедрение документооборота дает массу преимуществ для любой компании, независимо от форм собственности. Основными среди них являются:
-
Прозрачность управления и удобство доступа к информации для ТОП-менеджеров и собственников;
-
Минимальные показатели человеческого фактора за счет полной автоматизации процессов;
-
Возможность внедрения на предприятиях различного масштаба: от самых маленьких до крупных, в том числе и холдингов, которые объединяют несколько направлений в бизнесе;
-
Отсутствие отраслевой специфики, что позволяет использовать программный продукт в любых организациях независимо от форм собственности и направленности деятельности.
Особенности и преимущества части «бизнес-процессы»
Возможность проектирования разного рода бизнес-процессов. При помощи программного продукта у вас без проблем получится проектировать различные бизнес-процессы, а также проводить их подробный анализ. У пользователя есть возможность по своему усмотрению изображать процессы и предоставлять их в качестве оптимальных, даже без учета логичности, достоверности и прочих характеристик.
Использование единой рабочей области. Пользователь может использовать все возможности программного продукта: аннотации и описания, графическое редактирование. При этом, для выполнения бизнес-процессов можно использовать эту же программу, поддерживая документооборот.
Применение персонального календаря. Возможность ведения индивидуального графика работ для разных сотрудников, его формирование, корректировка.
Индивидуальная отчетность. Делопроизводство может включать в себя сразу несколько бизнес-процессов, по каждому из которых потребуется составление отдельного отчета. Программа позволяет выполнять эту задачу и составлять разные типы отчетов:
-
По структуре процессов;
-
Об инструкциях;
-
О выполнении процессов;
- По статистике.
Особенности и преимущества в части «делопроизводство»:
-
Безопасность доступа к документам архива, т.е. изменять и редактировать файлы могут только те пользователи, у которых оформлен персональный доступ к информации;
-
Монополия в отношении доступа к информации, т.е. даже если несколько пользователей работают в одном и том же документе, у каждого из них создается своя собственная копия с информацией об внесенных изменениях, всегда есть возможность посмотреть, кто работал над документом и какие изменения вносил;
-
Ведение делопроизводства упрощается за счет возможности прикреплять другие документы к архивам. Полезно это будет, например, когда обычный текстовый файл нужно подтвердить отсканированной копией оригинала;
-
Возможность импорта данных из внешних источников для удобства работы и безопасности;
-
Наличие функции поиска по заданным параметрам;
-
Возможность формировать списки для рассылки документов;
-
Отчетность по архивам с кратким обзором того, какая информация находится в электронном архиве.
Программный продукт 1С Документооборот – незаменимый помощник, который значительно упрощает процессы делопроизводства, как крупном предприятии, так и на маленьком.