Автоматизация делопроизводства с использованием 1С Документооборот: а есть ли польза?

20.10.2015

Внедрение документооборота дает массу преимуществ для любой компании, независимо от форм собственности. Основными среди них являются:

  • Прозрачность управления и удобство доступа к информации для ТОП-менеджеров и собственников;

  • Минимальные показатели человеческого фактора за счет полной автоматизации процессов;

  • Возможность внедрения на предприятиях различного масштаба: от самых маленьких до крупных, в том числе и холдингов, которые объединяют несколько направлений в бизнесе;

  • Отсутствие отраслевой специфики, что позволяет использовать программный продукт в любых организациях независимо от форм собственности и направленности деятельности.

Особенности и преимущества части «бизнес-процессы»

Возможность проектирования разного рода бизнес-процессов. При помощи программного продукта у вас без проблем получится проектировать различные бизнес-процессы, а также проводить их подробный анализ. У пользователя есть возможность по своему усмотрению изображать процессы и предоставлять их в качестве оптимальных, даже без учета логичности, достоверности и прочих характеристик.

Использование единой рабочей области. Пользователь может использовать все возможности программного продукта: аннотации и описания, графическое редактирование. При этом, для выполнения бизнес-процессов можно использовать эту же программу, поддерживая документооборот.

Применение персонального календаря. Возможность ведения индивидуального графика работ для разных сотрудников, его формирование, корректировка.

Индивидуальная отчетность. Делопроизводство может включать в себя сразу несколько бизнес-процессов, по каждому из которых потребуется составление отдельного отчета. Программа позволяет выполнять эту задачу и составлять разные типы отчетов:

  • По структуре процессов;

  • Об инструкциях;

  • О выполнении процессов;

  • По статистике.

Особенности и преимущества в части «делопроизводство»:

  • Безопасность доступа к документам архива, т.е. изменять и редактировать файлы могут только те пользователи, у которых оформлен персональный доступ к информации;

  • Монополия в отношении доступа к информации, т.е. даже если несколько пользователей работают в одном и том же документе, у каждого из них создается своя собственная копия с информацией об внесенных изменениях, всегда есть возможность посмотреть, кто работал над документом и какие изменения вносил;

  • Ведение делопроизводства упрощается за счет возможности прикреплять другие документы к архивам. Полезно это будет, например, когда обычный текстовый файл нужно подтвердить отсканированной копией оригинала;

  • Возможность импорта данных из внешних источников для удобства работы и безопасности;

  • Наличие функции поиска по заданным параметрам;

  • Возможность формировать списки для рассылки документов;

  • Отчетность по архивам с кратким обзором того, какая информация находится в электронном архиве.

Программный продукт 1С Документооборот – незаменимый помощник, который значительно упрощает процессы делопроизводства, как крупном предприятии, так и на маленьком.